Ich werde immer wieder gefragt, wie lange die Universität eigentlich Prüfungsunterlagen aufbewahrt.
§ 79 (3) UnivG:
Wenn die Beurteilungsunterlagen (insbesondere Gutachten, Korrekturen schriftlicher Prüfungen und Prüfungsarbeiten) den Studierenden nicht ausgehändigt werden, ist sicherzustellen, dass diese mindestens sechs Monate ab der Bekanntgabe der Beurteilung aufbewahrt werden.
Die Einsicht in die Beurteilungsunterlagen regelt auch der § 84 (1) UnivG nahezu wortident:
Wenn die Beurteilungsunterlagen (insbesondere Gutachten und Korrekturen von künstlerischen Arbeiten) den Studierenden nicht ausgehändigt werden, hat das für die studienrechtlichen Angelegenheiten zuständige Organ sicherzustellen, dass diese mindestens sechs Monate ab der Bekanntgabe der Beurteilung aufbewahrt werden.
Prüfungsprotokolle sogar ein Jahr:
(4) Die Prüferin oder der Prüfer oder die oder der Vorsitzende des Prüfungssenats hat für den geordneten Ablauf der Prüfung zu sorgen und das Prüfungsprotokoll zu führen. In das Protokoll sind der Prüfungsgegenstand, der Ort und die Zeit der Prüfung, die Namen der Prüferin oder des Prüfers oder die Namen der Mitglieder des Prüfungssenats, die Namen der oder des Studierenden, die gestellten Fragen, die erteilten Beurteilungen, die Gründe für die negative Beurteilung sowie allfällige besondere Vorkommnisse aufzunehmen. Die Gründe für die negative Beurteilung sind der oder dem Studierenden auf Antrag schriftlich mitzuteilen. Das Prüfungsprotokoll ist mindestens ein Jahr ab der Bekanntgabe der Beurteilung aufzubewahren.
Die einzelnen Satzungen und Verordnungen der Universitäten regeln oft deutlich längere Aufbewahrungszeiten wie zB die Universität Wien:
„Die eingesetzten Methoden und die Befunde müssen dokumentiert sein. Primärdaten müssen zuverlässig gesichert und für die Dauer von z e h n Jahren aufbewahrt werden.“
Studien- und prüfungsbezogene Nachweise (z.B. Teilnahmebescheinigungen, Leistungsnachweise, Notenlisten) werden ebenfalls in der Regel 10 Jahre aufbewahrt.
Entwürfe / Duplikate von Zeugnissen und Urkunden sogar 30 Jahre.
Bei Schulzeugnissen ist die Frist sogar noch länger und werden hier Daten bis zu 90 Jahre ! aufbewahrt.
